Od administratora floty do Mobility Managera
W dzisiejszych czasach zarządzanie flota przechodzi wielkie zmiany. Uczymy się na nowo, by sprostać rosnącym wyzwaniom, jakie stawia przed nami świat. Nie inaczej jest w branży zarządzania flotą. Zakres obowiązków menedżera floty stale ulega zmianom. Wraz z rosnącymi kosztami prowadzenia działalności firmy poszukują oszczędności lub przynajmniej dokładniejszego przewidywania kosztów np. utrzymania floty samochodowej.
W niektórych firmach zachodzą więc zmiany zakresu obowiązków administratora floty i zostają one powiększone o kolejne, mające na celu zapewnienie mobilności pracownikom firmy. Na takim etapie ewolucji stanowiska fleet managera powstaje nowy rodzaj managmentu, z innymi kompetencjami. I tak powoli powstaje Mobility Manager.
Czym jest zarządzanie mobilnością?
Zarządzanie mobilnością można ogólnie zdefiniować jako tworzenie opcji mobilności i zarządzanie nimi, zarówno na poziomie systemowym, jak i systemowym dla klienta, w celu poprawy zasięgu, wydajności i przystępności cenowej usług transportu publicznego.
Wszystko zaczyna się od wizji firmy, w której cała sieć transportowa - transport publiczny, prywatni operatorzy i inni - współpracują z zarządami, planistami i zainteresowanymi stronami, aby zapewnić opcje transportu, które najlepiej odpowiadają potrzebom firmy.
W większych firmach, w których realizowanie zleceń jest wręcz niewykonalne bez podróży służbowych, posiadają one szeroko rozbudowany dział administracyjny zapewniający mobilność pracownikom.
"Do głównych zadań Mobility Managera należy wsparcie pracowników firmy w podróżach służbowych, by były bezpieczne, najkorzystniejsze finansowo oraz o możliwie jak najkrótszym czasie. Mówiąc krótko - najważniejszym zadaniem jest, by w bezpieczny, ekonomiczny i szybki sposób relokować pracownika w wyznaczone miejsce i z powrotem. Aby dobrze poradzić sobie z takimi obowiązkami, niezbędna jest empatia i bezstronne zrozumienie potrzeb, środowiska i celów"
Poznać zasady panujące w kraju docelowym
Należy poznać zagadnienia związane z turystyką i transportem kraju docelowego. Na świecie pomimo, że transport przypomina ten w naszym kraju, może różnić się w większy bądź mniejszy sposób. Przy wyjazdach służbowych należy również zadbać o odpowiednią wiedzę z zakresu prawa w danym kraju, niektóre wykroczenia mogą bowiem słono kosztować pracownika lub firmę. Od nagłych wypadków mogą nas ochronić odpowiednie ubezpieczenia, które również warto wziąć pod uwagę w planowaniu.
Wiedza z zakresu rozliczania kosztów podróży służbowych również pomoże nam bezpiecznie prognozować koszty wyjazdów. Oczywiście obowiązki Fleet Managera i Mobility Managera mając ze sobą również wiele wspólnych zadań. Wyjazdy krajowe lub te na niedalekie odległości należą do jednych z nich.
W takich sytuacjach przydają się wiedza i doświadczenie z zakresu zarządzania flotą. Możemy dzięki nim wybrać, czy powierzymy pracownikowi udającemu się na spotkanie z klientem pojazd służbowy typu POOL, skorzystamy z oferty Rent a Car czy zaplanujemy podróż dostępnymi środkami transportu zbiorowego. Opłaty za parking, winiety, paliwo czy bilety są kosztami, które dodatkowo wpływają na wysokość finalnego rozliczenia. Każda z dostępnych opcji ma swoje korzystne i niekorzystne cechy, dlatego też administrator powinien wybrać rozwiązanie spełniające oczekiwania zarówno zarządu jak i osoby podróżującej. Coraz więcej firm w naszym kraju oferuje też rozwiązania wspierające mobilność. Jednym z nich jest np. carsharing.
Jak widzimy, kompetencje Mobility Managera są złożone i wymagają zakresu wiedzy, który nieustannie należy aktualizować. Aby sprostać rosnącym wymaganiom konieczna jest chęć poznawania zagadnień z dziedziny transportu, motoryzacji, ubezpieczeń czy podatków. Podsumowując, zarządzanie mobilnością zachęca do innowacji i elastyczności w celu osiągnięcia skutecznego rozwiązania.