Auto w firmie – trochę służbowe, trochę prywatne
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt
18.11.2022

Auto w firmie – trochę służbowe, trochę prywatne

Rozmowa z Piotrem Juszczykiem, głównym doradcą podatkowym w firmie inFakt



Redakcja - Coraz częściej samochód firmowy wykorzystywany jest przez pracownika także do celów prywatnych. W jaki sposób przepisy podatkowe regulują kwestie użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych?

Piotr Juszczyk - Samochody osobowe w większości firm używane są w tzw. trybie mieszanym, co powoduje, że koszty są ograniczone, a VAT nie w pełni odliczany. Zasadą jest, że z wydatków związanych z eksploatacją samochodów odliczamy 50% VAT i w koszty zaliczamy 75% wartości netto i nieodliczonego podatku VAT. W przypadku gdybyśmy chcieli rozliczać 100% kosztów i 100% podatku VAT, należałoby dokonać szeregu formalności – przede wszystkim zgłosić auto do urzędu skarbowego na druku VAT-26. Ponadto dla takiego pojazdu należałoby stworzyć regulamin użytkowania oraz prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów.

Z regulaminu jak i samego sposobu użytkowania pojazdu musi jednoznacznie wynikać, że samochód służy tylko do celów związanych z działalnością gospodarczą. Użycie chociażby jeden raz samochodu do celów prywatnych powoduje utratę możliwości rozliczania 100% wydatków do celów podatku dochodowego i VAT, z mocą wsteczną. Co istotne, z przepisów jak i również podejścia urzędów wynika, że wystarczy wyłącznie hipotetyczna możliwość użycia samochodu prywatnie, aby utracić możliwość rozliczania go.

Proszę wskazać, jak obecnie obowiązujące przepisy precyzują kwestię zaliczenia w koszty uzyskania zakupu samego samochodu?

W zakresie rozliczenia samochodu osobowego w kosztach firmowych, a właściwie jego zakupu nie ma znaczenia, czy samochód jest używany tylko do celów firmowych czy mieszanych. W kosztach można ująć maksymalnie 150 000 zł, a w przypadku samochodów elektrycznych – 225 000 zł. Jeśli samochód jest używany w ramach leasingu operacyjnego lub najmu długoterminowego, to odpowiednio raty również rozliczane są w proporcji, w jakiej pozostają do ww. limitów.

Warto zwrócić uwagę, że w wydawanych interpretacjach indywidualnych dyrektor KIS zgadza się, że firmy, które tylko wynajmują pojazdy, nie muszą zgłaszać ich do urzędu skarbowego. Jednak należy pamiętać, że przepisy wskazują na zgłoszenie oraz prowadzenie uproszczonej ewidencji, dlatego też warto uzyskać w tym zakresie indywidualną interpretację.

W wydawanych interpretacjach znajdziemy też zapisy mówiące o tym, że podatnicy, którzy nie są podatnikami VAT czynnymi, mogą rozliczać wydatki związane z użytkowaniem pojazdów w 100%. W jakim zakresie pracownik może użytkować auto służbowe do celów prywatnych?

Pracodawcy coraz częściej oddają swoim pracownikom w nieodpłatne użytkowanie samochody służbowe do celów prywatnych. Ma to charakter świadczenia pozapłacowego. Sposób użytkowania samochodu określa wtedy pracodawca, może np. zastrzec maksymalną liczbę kilometrów miesięcznie, zakazać wyjazdów za granicę państwa itd. Regulacje te leżą całkowicie po stronie pracodawcy.

W przypadku odpłatnego użytkowania, jeśli jest to zgodne z cenami rynkowymi, u pracownika nie powstają żadne dodatkowe obowiązki. Jednak najczęściej użytkowanie jest nieodpłatne, gdyż to stanowi dla pracownika dodatkową gratyfikację wynikającą ze stosunku pracy. Ustawodawca w związku z tym przewidział, że oddanie w nieodpłatne użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika podlega opodatkowaniu. Pracownik w takim przypadku musi się liczyć z obowiązkiem zapłaty podatku. Podstawa opodatkowania jest zryczałtowana i wynosi miesięcznie:

• 250 zł dla samochodów o mocy do 60kW oraz napędzanych elektrycznie lub wodorem,
• 400 zł dla pozostałych samochodów.

Należy wskazać, że jest to podstawa opodatkowania, a nie wartość, jaką pracownik ponosi z tytułu użytkowania pojazdu. Przykładowo dla auta o mocy silnika 90kW podstawa opodatkowania wyniesie 400 zł i dla pierwszego progu pracownik zapłaci podatek wg 12% stawki, a więc 48 zł za miesięczne użytkowanie pojazdu. Co ważne, jeśli pracownik wykorzystuje samochód tylko przez część miesiąca, to za każdy dzień podstawa opodatkowania wynosi 1/30 kwoty bazowej. Pracodawca może również zdecydować się na częściowo odpłatne użytkowanie pojazdu, wówczas kwota podstawy zmniejsza się. Przykładowo jeśli pracownikowi potrącane jest z pensji 150 zł, to podstawę opodatkowania dla samochodu o mocy silnika 90 kW będzie stanowić 250 zł.

Drażliwym problemem wydaje się kwestia rozliczenia kosztów paliwa...

Rzeczywiście, problemem dość istotnym na linii fiskus – sądy administracyjne jest kwestia paliwa. Urząd Skarbowy stoi na stanowisku, że jeśli pracodawca pokrywa koszty paliwa za pracownika, to te niezależnie od ryczałtu należy doliczyć do podstawy opodatkowania pracownika. Zdaniem sądów administracyjnych stanowisko takie jest błędne. W jednym z wyroków czytamy: „skoro intencją projektodawcy było uproszczenie zasad ustalania wartości świadczenia, to chciał on objąć ryczałem wszystkie jego elementy. Objęcie ryczałtem samego tylko udostępnienia samochodu lub ewentualnie kosztów stałych związanych z jego eksploatacją przy konieczności odrębnego – jak słusznie wskazuje Skarżący – skomplikowanego ustalania kosztów zużycia paliwa nie realizowałoby założonego celu. Przeciwnie, stanowiłoby dalsze skomplikowanie prowadzenia niezbędnych ewidencji”. Dlatego też w świetle orzeczeń sądów administracyjnych kwota ryczałtu obejmuje wszelkie wydatki pracodawcy związane z użytkowaniem samochodu.

Czy np. przedsiębiorca będący współwłaścicielem samochodu osobowego, którego nie wprowadził do ewidencji środków trwałych, może odliczyć od przychodu wydatki związane z użytkowaniem samochodu prywatnego do celów prowadzonej działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca może być samodzielnym właścicielem pojazdu jak i również współwłaścicielem. Wydatki na auta będące we współwłasności można rozliczać również w kosztach firmowych. Sposób rozliczenia zależy od tego, czy samochód, którego jesteśmy właścicielem lub współwłaścicielem, jest w ewidencji środków trwałych, czy nie. Inaczej mówiąc, czy jest majątkiem firmowym, czy prywatnym. W obu przypadkach istnieje możliwość rozliczania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w kosztach firmowych.

Pierwsza różnica jest taka, że jeśli samochód osobowy jest majątkiem firmowym, wydatki związane z prowadzoną działalności gospodarczą stanowią koszt firmowy w 75%. W przypadku, gdy pojazd jest w majątku prywatnym, jest to 20%. Druga różnica, to jeśli samochód jest w firmie, to również go amortyzujemy, czyli jego wartość jest naszym kosztem, który jest rozłożony w czasie. W przeciwnym wypadku sama wartość nie stanowi kosztu firmowego.

Auta będące we współwłasności również możemy rozpatrywać w dwóch aspektach: czy współwłaściciel należy do najbliższej rodziny, czy nie. W pierwszym przypadku należy zadać sobie jeszcze pytanie, czy jest to dziecko, czy może współmałżonek. Jeśli współmałżonek, to czy mamy rozdzielność majątkową, czy nie.

W przypadku, gdy jest wspólność majątkowa, to w mojej ocenie taki samochód z majątku prywatnego, a właściwie z wydatków ponoszonych na użytkowanie auta w firmie, możemy zaliczyć w 20% do kosztów uzyskania przychodów. Niezależnie, czy to będzie paliwo, wydatki na naprawy czy ubezpieczenie.

W przypadku, gdy mamy do czynienia z własnym dzieckiem lub dalszym krewnym, należałoby użyć jeszcze podzielenia na 50% przy wydatkach np. ponoszonych na naprawę tego pojazdu. W konsekwencji rachunek za naprawę uwzględniony byłby w działalności gospodarczej w 10% przy założeniu, że są to dwie osoby i każda z nich ma równe udziały.

Paliwo (jeśli podatnik potrafiłby udowodnić, że było zużyte tylko i wyłącznie na jego przejazdy) w 20%. Jednak gdyby osoba, z którą jesteśmy we współwłasności, użyczyła nam pojazdu czy też części, w której jest współwłaścicielem, wydatki takie jak naprawy czy ubezpieczenie mogłyby zostać ujęte w 20%.

Odrębnym problemem jest to, kto jest współwłaścicielem: czy np. dziecko, czyli najbliższa rodzina, czy ktoś dalszy. W pierwszym przypadku mamy neutralność podatkową z tytułu użyczenia. W drugim, u podatnika powstanie obowiązek podatkowy z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby wydatki związane z samochodem będącym we współwłasności i niestanowiącym środka trwałego w firmie były ujmowane w kosztach. Co prawda podatnik obniży podstawę opodatkowania o niższe wartości, ale jednak wciąż będzie to dla niego korzystniejsze finansowo.

Dziękujemy za rozmowę.